SISTEM INFORMASI DALAM PEREKRUTAN KARYAWAN


Konsep Dasar Sistem

Sistem : kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Jerry FithGerald ; sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

L. James Havery
Menurutnya sistem adalah prosedur logis dan rasional untuk merancang suatu rangkaian komponen yang berhubungan satu dengan yang lainnya dengan maksud untuk berfungsi sebagai suatu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan.

John Mc Manama
Menurutnya sistem adalah sebuah struktur konseptual yang tersusun dari fungsi-fungsi yang saling berhubungan yang bekerja sebagai suatu kesatuan organik untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan secara efektif dan efesien.
C.W. Churchman.
Menurutnya sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang dikoordinasikan untuk melaksanakan seperangkat tujuan.
J.C. Hinggins
Menurutnya sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang saling berhubungan.
Edgar F Huse dan James L. Bowdict
Menurutnya sistem adalah suatu seri atau rangkaian bagian-bagian yang saling berhubungan dan bergantung sedemikian rupa sehingga interaksi dan saling pengaruh dari satu bagian akan mempengaruhi keseluruhan.
Karakteristik Sistem / Elemen Sistem :

  • Memiliki komponen ;

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut supra sistem, misalnya suatu perusahaan dapat disebut dengan suatu sistem dan industri yang merupakan sistem yang lebih besar dapat disebut dengan supra sistem. Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka perusahaan dapat disebut sebagai subsistem. Demikian juga bila perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah subsistemnya.

  • Batas sistem (boundary) ;

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. Contoh : dalam bidang keuangan (sistem akuntansi, kasir, administrasi).

  • Lingkungan luar sistem (environment) ;

Adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

  • Penghubung sistem (interface) ;

Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya.

  • Masukan sistem (input) ;

Merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintanance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

  • Keluaran sistem (Output) ;

Merupakan hasil dari energi yang diolah oleh sistem.

  • Pengolah sistem (Process) ;

Merupakan bagian yang memproses masukan untuk menjadi keluaran yang diinginkan.

  • Sasaran sistem ;

Kalau sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.

 

 

 

 

 

 

 

Klasifikasi Sistem :

  • Sistem abstrak ; sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik (sistem teologia)

Sistem fisik ; merupakan sistem yang ada secara fisik (sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dll.)

  • Sistem alamiah ; sistem yang terjadi melalui proses alam. (sistem matahari, sistem luar angkasa, sistem reproduksi dll.

Sistem buatan manusia ; sistem yang dirancang oleh manusia.

Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin disebut human-machine system (contoh ; sistem informasi)

  • Sistem Tertentu (deterministic system) ; beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan (contoh ; sistem komputer)

Sistem tak tentu (probabilistic system) ; sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

  • Sistem tertutup (close system) ; sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan sistem luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tersebut ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup).

Sistem terbuka (open system) ; sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Contoh : sistem kebudayaan indonesia.

  • Sistem sederhana dan Sistem kompleks

Tingkatan Sistem Informasi

Beberapa jenis TI yang dikembangkan berdasarkan lini manajerial, memiliki fungsi dan manfaat bagi tiap tingkatan manajerial. Adapun tingkatan SI tersebut adalah :

  1. Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Sytems-TPS). TPS merupakan hasil perkembangan dari pembentukan kantor elektronik, dimana sebagian dari pekerjaan rutin diotomatisasi termasuk untuk pemrosesan transaksi. Pada TPS, data yang dimasukkan merupakan data-data transaksi yang terjadi.
  2. Sistem Informasi Manajemen (SIM). SIM  adalah sebuah kelengkapan pengelolaan dari proses-proses yang menyediakan informasi untuk manajer guna mendukung operasi-operasi dan pembuatan keputusan dalam sebuah organisasi.Pada SIM, masukan yang diberikan berupa data transaksi yang telah diproses, beberapa data yang asli, model-model pengolahan data.Kemudian data-data tersebut akan diproses. Proses yang terjadi berupa pembuatan laporan-laporan yang ringkas, keputusan-keputusan yang rutin dan jawaban dari query yang diberikan.
  3. Sistem Pendukung Keputusan (SPK) merupakan peningkatan dari SIM dengan penyediaan prosedur-prosedur khusus dan pemodelan yang unik yang akan membantu manajer dalam memperoleh alternative keputusan.
  4. Sistem Informasi e-Business dibangun untuk menjawab tantangan pengintegrasian data dan informasi dari proses bisnis berbasis internet.

Lebih spesifik dikenal juga yang disebut dengan sistem terotomasi ; yang merupakan bagian dari sistem buatan manusia dan berinteraksi dengan kontrol oleh satu atau lebih komputer sebagai bagian dari sistem yang digunakan dalam masyarakat modern.

Sistem terotomasi mempunyai sejumlah komponen yaitu ;

  • Perangkat keras (CPU, disk, printer, tape).
  • Perangkat lunak (sistem operasi, sistem database, program pengontrol komunikasi, program aplikasi).
  • Personil (yang mengoperasikan sistem, menyediakan masukan, mengkonsumsi keluaran dan melakukan aktivitas manual yang mendukung sistem).
  • Data (yang harus tersimpan dalam sistem selama jangka waktu tertentu).
  • Prosedur (instruksi dan kebijakan untuk mengoperasikan sistem).

Sistem terotomasi terbagi dalam sejumlah katagori :

  • On-line systems. Sistem on-line adalah sistem yang menerima langsung input pada area dimana input tersebut direkam dan menghasilkan output yang dapat berupa hasil komputasi pada area dimana mereka dibutuhkan. Area sendiri dapat dipisah-pisah dalam skala, misalnya ratusan kilometer. Biasanya digunakan bagi reservasi angkutan udara, reservasi kereta api, perbankan dll.
  • Real-time systems. Sistem real-time adalah mekanisme pengontrolan, perekaman data, pemrosesan yang sangat cepat sehinga output yang dihasilkan dapat diterima dalam waktu yang relatif sama. Perbedaan dengan sistem on-line adalah satuan waktu yang digunakan real-time biasanya seperseratus atau seperseribu detik sedangkan on-line masih dalah skala detik atau bahkan kadang beberapa menit. Perbedaan lainnya, on-line biasanya hanya berinteraksi dengan pemakai, sedangkan real-time berinteraksi langsung dengan pemakai dan lingkungan yang dipetakan.
  • Decision support system + strategic planning system. Sistem yang memproses transaksi organisasi secara harian dan membantu para manajer mengambil keputusan, mengevaluasi dan menganalisa tujuan organisasi. Digunakan untuk sistem penggajian, sistem pemesanan, sistem akuntansi dan sistem produksi. Biasanya berbentuk paket statistik, paket pemasaran dll. Sistem ini tidak hanya merekam dan menampilkan data tetapi juga fungsi-fungsi matematik, data analisa statistik dan menampilkan informasi dalam bentuk grafik (tabel, chart) sebagaimana laporan konvensional.
  • Knowledge-based system. Program komputer yang dibuat mendekati kemampuan dan pengetahuan seorang pakar. Umumnya menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak khusus seperti LISP dan PROLOG.

Sistem berdasarkan prinsip dasar secara umum terbagi dalam :

  • Sistem terspesialisasi ; adalah sistem yang sulit diterakpan pada lingkungan yang berbeda (misalnya sistem biologi; ikan yang dipindahkan ke darat)
  • Sistem besar ; adalah sistem yang sebagian besar sumber dayanya berfungsi melakukan perawatan harian (misalnya dinosaurus sebagai sistem biologi menghabiskan sebagian besar masa hidupnya dengan makan dan makan).
  • Sistem sebagai bagian dari sistem lain ; sistem selalu merupakan bagian dari sistem yang lebih besar, dan dapat  terbagi menjadi sistem yang lebih kecil.
  • Sistem berkembang ; walaupun tidak berlaku bagi semua sistem tetapi hampir semua sistem selalu berkembang.

Pelaku sistem terdiri dari 7 kelompok :

1. Pemakai ;

Pada umumnya 3 ada jenis pemakai, yaitu operasional, pengawas dan eksekutif.

2. Manajemen ;

Umumnya terdiri dari 3 jenis manajemen, yaitu manajemen pemakai yang bertugas menangani pemakaian dimana sistem baru diterapkan, manajemen sistem yang terlibat dalam pengembangan sistem itu sendiri dan manajemen umum yang terlibat dalam strategi perencanaan sistem dan sistem pendukung pengambilan keputusan. Kelompok manajemen biasanya terlibat dengan keputusan yang berhubungan dengan orang, waktu dan uang, misalnya ;

“ sistem tersebut harus mampu melakukan fungsi x,y,z, selain itu harus dikembangkan dalam waktu enam bulan dengan melibatkan programmer dari departemen w, dengan biaya sebesar x”.

3. Pemeriksa ;

Ukuran dan kerumitan sistem yang dikerjakan dan bentuk alami organisasi dimana sistem tersebut diimplementasikan dapat menentukan kesimpulan perlu tidaknya pemeriksa. Pemeriksa biasanya menentukan segala sesuatunya berdasarkan ukuran-ukuran standar yang dikembangkan pada banyak perusahaan sejenis.

4. Penganalisa sistem ;

Fungsi-fungsinya antara lain sebagai :

-          Arkeolog ; yaitu yang menelusuri bagaimana sebenarnya sistem lama berjalan, bagaimana sistem tersebut dijalankan dan segala hal yang menyangkut sistem lama.

-          Inovator ; yaitu yang membantu mengembangkan dan membuka wawasan pemakai bagi kemungkinan-kemungkinan lain.

-          Mediator ;   yaitu yang menjalankan fungsi komunikasi dari semua level, antara lain pemakai, manajer, programmer, pemeriksa dan pelaku sistem yang lainnya yang mungkin belum punya sikap dan cara pandang yang sama.

-          Pimpinan proyek ; Penganalisa sistem haruslah personil yang lebih berpengalaman dari programmer atau desainer. Selain itu mengingat penganalisa sistem umumnya ditetapkan terlebih dahulu dalam suatu pekerjaan sebelum yang lain bekerja, adalah hal yang wajar jika penanggung jawab pekerjaan menjadi porsi penganalisa sistem.

5. Pendesain sistem ;

Pendesain sistem menerima hasil penganalisa sistem berupa kebutuhan pemakai yang tidak berorientasi pada teknologi tertentu, yang kemudian ditransformasikan ke desain arsitektur tingkat tinggi dan dapat diformulasikan oleh programmer.

6. Programmer ;

Mengerjakan dalam bentuk program dari hasil desain yang telah diterima dari pendesain.

7. Personel pengoperasian ;

Bertugas dan bertanggungjawab di pusat komputer misalnya jaringan, keamanan perangkat keras, keamanan perangkat lunak, pencetakan dan backup. Pelaku ini mungkin tidak diperlukan bila sistem yang berjalan tidak besar dan tidak membutuhkan klasifikasi khusus untuk menjalankan sistem.

Hal mendasar dalam pengembangan sistem

Penganalisa sistem merupakan bagian dari tim yang berfungsi mengembangkan sistem yang memiliki daya guna tinggi dan memenuhi kebutuhan pemakai akhir. Pengembangan ini dipengaruhi sejumlah hal,yaitu :

  • Produktifitas, saat ini dibutuhkan sistem yang lebih banyak, lebih bagus dan lebih cepat. Hal ini membutuhkan lebih banyak programmer dan penganalisa sistem yang berkualitas, kondisi kerja ekstra, kemampuan pemakai untuk mengambangkan sendiri, bahasa pemrograman yang lebih baik, perawatan sistem yang lebih baik (umumnya 50 % sampai 70 % sumber daya digunakan untuk perawatan sistem), disiplin teknis pemakaian perangkat lunak dan perangkat pengembangan sistem yang terotomasi.
  • Realibilitas, waktu yang dihabiskan untuk testing sistem secara umum menghabiskan 50% dari waktu total pengembangan sistem.

Dalam kurun waktu 30 tahun sejumlah sistem yang digunakan di berbagai perusahaan mengalami kesalahan dan ironisnya sangat tidak mudah untuk mengubahnya. Jika terjadi kesalahan, ada dua cara yang bisa dilakukan, yaitu melakukan pelacakan sumber kesalahan dan harus menemukan cara untuk mengoreksi kesalahan tersebut dengan mengganti program, menghilangkan sejumlah statement lama atau menambahkan sejumlah statement baru.

  • Maintabilitas, perawatan mencakup ;

-          modifikasi sistem sesuai perkembangan perangkat keras untuk meningkatkan kecepatan pemrosesan (yang memegang peranan penting dalam pengoperasian sistem),

-          modifikasi sistem sesuai perkembangan kebutuhan pemakai. Antara 50% sampai 80% pekerjaan yang dilakukan pada kebanyakan pengembangan sistem dilakukan untuk revisi, modifikasi, konversi,peningkatan dan pelacakan kesalahan.

Konsep Dasar Informasi:

Informasi: data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta, suatu nilai yang bermanfaat. Jadi ada suatu proses transformasi data menjadi suatu informasi == input – proses – output.

Data merupakan raw material untuk suatu informasi. Perbedaan informasi dan data sangat relatif tergantung pada nilai gunanya  bagi manajemen yang memerlukan. Suatu informasi bagi level manajemen tertentu bisa menjadi data bagi manajemen level di atasnya, atau sebaliknya.

Representasi informasi: pelambangan informasi, misalnya: representasi biner.

Kuantitas informasi: satuan ukuran informasi. Tergantung representasi. Untuk representasi biner satuannya: bit, byte, word dll.

Kualitas informasi: bias terhadap error, karena: kesalahan cara pengukuran dan pengumpulan, kegagalan mengikuti prosedur prmrosesan, kehilangan atau data tidak terproses, kesalahan perekaman atau koreksi data, kesalahan file histori/master, kesalahan prosedur pemrosesan ketidak berfungsian sistem.

Umur informasi: kapan atau sampai kapan sebuah informasi memiliki nilai/arti bagi penggunanya. Ada condition informasion (mengacu pada titik waktu tertentu) dan operating information (menyatakan suatu perubahan pada suatu range waktu).

Kualitas Informasi ; tergantung dari 3 hal, yaitu informasi harus :

  • Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan masudnya.
  • Tetap pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.
  • Relevan, berarti informasi tersebut menpunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.

Nilai Informasi ; ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit.

Definisi Sistem Informasi:

Suatu sistem terintegrasi yang mampu menyediakan informasi yang bermanfaat bagi penggunanya.

Atau ;

Sebuah sistem terintegrasi atau sistem manusia-mesin, untuk menyediakan informasi untuk mendukung  operasi, manajemen dalam suatu organisasi.

Sistem ini memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur manual, model manajemen dan basis data.

Dari definisi di atas terdapat beberapa kata kunci :

1. Berbasis komputer dan Sistem Manusia/Mesin

-          Berbasis komputer: perancang harus memahami pengetahuan komputer dan pemrosesan informasi

-          Sistem manusia mesin: ada interaksi antara manusia sebagai pengelola dan mesin sebagai alat untuk memroses informasi. Ada proses manual yang harus dilakukan manusia dan ada proses yang terotomasi oleh mesin. Oleh karena itu diperlukan suatu prosedur/manual sistem.

2. Sistem basis data terintegrasi

-          Adanya penggunaan basis data secara bersama-sama (sharing) dalam sebuah data base manajemen system.

3. Mendukung Operasi

-          Informasi yang diolah dan di hasilkan digunakan untuk mendukung operasi organisasi.

Istilah Sistem Informasi

= Manajemen Information System

= Information Processing System

= Information Decision System

= Information System.

Semuanya mengacu pada sebuah sistem informasi berbasis komputer yang dirancang untuk mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan suatu organisasi.

Menurut Robert A. Leitch ; sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Komponen Fisik Sistem Informasi:

  1. Perangkat keras komputer: CPU, Storage, perangkat Input/Output, Terminal untuk interaksi, Media komunikasi data
  2. Perangkat lunak komputer: perangkat lunak sistem (sistem operasi dan utilitinya), perangkat lunak umum aplikasi (bahasa pemrograman), perangkat lunak aplikasi (aplikasi akuntansi dll).
  3. Basis data: penyimpanan data pada media penyimpan komputer.
  4. Prosedur: langkah-langkah penggunaan sistem
  5. Personil untuk pengelolaan operasi (SDM), meliputi:

-          Clerical personnel (untuk menangani transaksi dan pemrosesan data dan melakukan inquiry = operator);

-          First level manager: untuk mengelola pemrosesan data didukung dengan perencanaan, penjadwalan, identifikasi situasi out-of-control dan pengambilan keputusan level menengah ke bawah.

-          Staff specialist: digunakan untuk analisis untuk perencanaan dan pelaporan.

-          Management: untuk pembuatan laporan berkala, permintaan khsus, analisis khusus, laporan khsusus, pendukung identifikasi masalah dan peluang.

Aplikasi = program + prosedur pengoperasian.

HUBUNGAN PENGELOLA DENGAN SISTEM INFORMASI

Salah satu komponen dari sistem informasi adalah personel sebagai pengelola informasi. Oleh karena itu hubungan antara sistem informasi dengan pengelolanya sangat erat. Sistem informasi yang dibutuhkan sangat tergantung dari kebutuhan pengelolanya.

Pengelola sistem informasi terorganisasi dalam suatu struktur manajemen. Oleh karena itu bentuk / jenis sistem informasi yang diperlukan sesuai dengan level manajemennya.

Manajemen Level Atas: untuk perencanaan strategis, kebijakan dan pengambilan keputusan.

Manejemen Level Menengah: untuk perencanaan taktis.

Manejemen Level Bawah: untuk perencanan dan pengawasan operasi

Operator: untuk pemrosesan transaksi dan merespon permintaan.

Untuk pengembangan sebuah sistem informasi diperlukan struktur manajemen organisasi personil.

Strutktur dasarnya:

Direktur Sistem Informasi

Manajer Pengembangan Sistem

Analis Sistem

Programmer

Manejer Komputer dan Operasi.

Variasi struktur manajemen sangat tergantung pada Managerial Efficiency vs User Service.

PENERAPAN SISTEM INFORMASI DALAM AKTIVITAS MANUSIA, ANTARA LAIN:

  • Sistem reservasi pesawat terbang: digunakan dalam biro perjalanan untuk melayani pemesanan/pembelian tiket
  • Sistem untuk menangani penjualan kredit kendaraan bermotor sehingga dapat digunakan untuk memantau hutang para pelanggan
  • Sistem biometric yang dapat mencegah orang yang tak berwenang mengakses informasi yang bersifat rahasia dengan cara menganalisa sidik jari atau retina mata
  • Sistem POS (point-of-sale) yang diterapkan pada pasar swalayan dengan dukungan pembaca barcode untuk mempercepat pemasukan data
  • Sistem telemetri atau pemantauan jarak jauh yang menggunakan teknologi radio,misal untuk mendapatkan suhu lingkungan pada gunung berapi atau memantau getaran pilar jembatan rel kereta api
  • Sistem berbasiskan kartu cerdas (smart card) yang dapat digunakan oleh juru medis untuk mengetahui riwayat penyakit pasien
  • Sistem yang dipasang pada tempat-tempat public yang memungkinkan seseorang mendapatkan informasi seperti hotel,tempat pariwisata,pertokoan dll.
  • Sistem layanan akademis berbasis web
  • Sistem pertukaran data elektronis (Electronic Data Interchange / EDI) yang memungkinkan pertukaran dokumen antar perusahaan secara elektronis dan data yg terkandung dalam dokumen dapat diproses secara langsung oleh komputer
  • E-government atau system informasi layanan pemerintahan yang berbasis internet.

Maka perkembangan sistem informasi sangat berhubungan dengan pengembangan sumberdaya manusia dalam suatu organisasi. Hal ini disesuaikan dengan seberapa besar taraf informasi yang di perlukan organisasi tersebut dan bagaimana informasi tersebut dipergunakan. Hal ini dapat digambarkan bagaimana taraf manajemen sumberdaya dalam organisasi tersebut.

Manajemen sumber daya manusia adalah suatu proses menangani berbagai masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh, manajer dan tenaga kerja lainnya untuk dapat menunjang aktifitas organisasi atau perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan. Bagian atau unit yang biasanya mengurusi sdm adalah departemen sumber daya manusia atau dalam bahasa inggris disebut HRD atau human resource department.

Menurut A.F. Stoner manajemen sumber daya manusia adalah suatu prosedur yang berkelanjutan yang bertujuan untuk memasok suatu organisasi atau perusahaan dengan orang-orang yang tepat untuk ditempatkan pada posisi dan jabatan yang tepat pada saat organisasi memerlukannya.

Departemen Sumber Daya Manusia Memiliki Peran, Fungsi, Tugas dan Tanggung Jawab :

1. Melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja / Preparation and selection

a. Persiapan
Dalam proses persiapan dilakukan perencanaan kebutuhan akan sumber daya manusia dengan menentukan berbagai pekerjaan yang mungkin timbul. Yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan perkiraan / forecast akan pekerjaan yang lowong, jumlahnya, waktu, dan lain sebagainya.
Ada dua faktor yang perlu diperhatikan dalam melakukan persiapan, yaitu faktor internal seperti jumlah kebutuhan karyawan baru, struktur organisasi, departemen yang ada, dan lain-lain. Faktor eksternal seperti hukum ketenagakerjaan, kondisi pasa tenaga kerja, dan lain sebagainya.

b. Rekrutmen tenaga kerja / Recruitment
Rekrutmen adalah suatu proses untuk mencari calon atau kandidat pegawai, karyawan, buruh, manajer, atau tenaga kerja baru untuk memenuhi kebutuhan sdm oraganisasi atau perusahaan. Dalam tahapan ini diperluka analisis jabatan yang ada untuk membuat deskripsi pekerjaan / job description dan juga spesifikasi pekerjaan / job specification.

c. Seleksi tenaga kerja / Selection
Seleksi tenaga kerja adalah suatu proses menemukan tenaga kerja yang tepat dari sekian banyak kandidat atau calon yang ada. Tahap awal yang perlu dilakukan setelah menerima berkas lamaran adalah melihat daftar riwayat hidup / cv / curriculum vittae milik pelamar. Kemudian dari cv pelamar dilakukan penyortiran antara pelamar yang akan dipanggil dengan yang gagal memenuhi standar suatu pekerjaan. Lalu berikutnya adalah memanggil kandidat terpilih untuk dilakukan ujian test tertulis, wawancara kerja / interview dan proses seleksi lainnya.

2. Pengembangan dan evaluasi karyawan / Development and evaluation

Tenaga kerja yang bekerja pada organisasi atau perusahaan harus menguasai pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggungjawabnya. Untuk itu diperlukan suatu pembekalan agar tenaga kerja yang ada dapat lebih menguasai dan ahli di bidangnya masing-masing serta meningkatkan kinerja yang ada. Dengan begitu proses pengembangan dan evaluasi karyawan menjadi sangat penting mulai dari karyawan pada tingkat rendah maupun yang tinggi.

3. Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai / Compensation and protection

kompensasi adalah imbalan atas kontribusi kerja pegawai secara teratur dari organisasi atau perusahaan. Kompensasi yang tepat sangat penting dan disesuaikan dengan kondisi pasar tenaga kerja yang ada pada lingkungan eksternal. Kompensasi yang tidak sesuai dengan kondisi yang ada dapat menyebabkan masalah ketenaga kerjaan di kemudian hari atau pun dapat menimbulkan kerugian pada organisasi atau perusahaan. Proteksi juga perlu diberikan kepada pekerja agar dapat melaksanakan pekerjaannya dengan tenang sehingga kinerja dan kontribusi perkerja tersebut dapat tetap maksimal dari waktu ke waktu. Kompensasi atau imbalan yang diberikan bermacam-macam jenisnya yang telah diterangkan pada artikel lain pada situs organisasi.org ini.

Pengembangan sumber daya manusia ( SDM ) dapat berupa pelatihan dan perencanaan karir terhadap karyawan. Konsep pengembangan dapat didekati pada dua sisi, yaitu :

1. Pendekatan bersifat spirit / instrinsik / internal motivasi
Merupakan proses pengembangan SDM yang dimulai dari kesadaran dalam bekerja yang didasarkan atas pengetahuan yang memadai, sikap yang baik dan layak untuk kepentingan manajemen. Sifat dan hasil dari proses ini adalah bersifat jangka panjang.

2. Pemenuhan kebutuhan seseorang baik menyangkut kemampuan kerjanya maupun pemenuhan kebutuhan dirinya
Merupakan proses pengembangan SDM yang umum dilakukan oleh manajemen.

Paling tidak ada tujuh proses dalam pengembangan SDM :

1. Perencanaan sumber daya manusia
2. Kemampuan dan kapasitas yang diperlukan untuk menjalankan perencanaan itu
3. Perencanaan suksesi ( pergantian pimpinan )
4. Penilaian kebutuhan pengembangan
5. Perencanaan pengembangan, dibagi menjadi dua :

a. Pengembangan organisasi, dan
b. Pengembangan individu.

6. Pendekatan pengembangan di tempat kerja ( on the job training ) dan pendekatan di luar tempat kerja ( off the job training )
7. Evaluasi keberhasilan pengembangan

Beberapa ukuran bahwa proses pengembangan berakhir :

a. Diukur dengan performance
b. Diukur dengan produktivitas
c. Diukur dengan komitmen
d. Diukur dengan karakter

Pengembangan sumber daya manusia dilihat dari pendekatannya dibagi menjadi dua, yaitu :

1. Pendekatan mikro ( seperti yang telah diuraikan diatas )
2. Pendekatan makro

Pendekatan makro
Pendekatan makro lebih cenderung pada pendekatan pertumbuhan ekonomi secara makro, yaitu manusia sebagai salah satu fokus dalam pertumbuhan ekonomi seringkali pengembangannya tidak secepat dan setinggi pertumbuhan ekonomi suatu negara atau wilayah. Sebagai salah satu contoh yaitu pertumbuhan ekonomi oleh negara – negara maju ternyata tidak diikuti oleh pengembangan manusia yang kurang lebih 3/5 penduduk dunia mengalami keterbelakangan dan kemiskinan. Atas dasar fakta inilah, saat ini pengembangan manusia mulai difokuskan dalam segi intelektual, pendapatan, maupun spiritualnya. Namun saat ini lebih dikembangkan segi spiritual daripada segi intelektual. Akibatnya sering terjadi konflik dalam manajemen, pemerintahan, politik, dan seterusnya.

Ada tiga pendekatan indikator dalam pengembangan SDM :

  • Indikator pendidikan
    Pengembangan manusia dalam suatu wilayah akan melihat seberapa jauh tingkat pendidikan penduduk atau masyarakatnya.
  • Usia harapan hidup
    Semakin tinggi usia harapan hidup masyarakat, merupakan indikator pengembangan manusia di daerah itu.
  • Indikator tingkat daya beli masyarakat Indikator ini sangat erat kaitannya dengan indikator ekonomi. Semakin tinggi pertumbuhan ekonomi suatu daerah, maka semakin tinggi pula tingkat daya beli masyarakat.

Pendekatan pada tiga indikator ini diukur dengan sebuah indeks yang dinamakan indeks pembangunan manusia atau sering disebut Human Development Index (HDI).

Pendekatan HDI ini sering mendapat kritik karena tidak memasukkan unsur motivasi atau unsur spiritual di dalamnya. Pendekatan indikator didritik karena :

  • Pendidikan tinggi tidak dapat menjamin adanya pembangunan manusia yang utuh. Oleh karena itu sebenarnya yang diutamakan bukan tingginya pendidikan melainkan tumbuh dan berkembangnya potensi diri manusia.
  • Tingginya usia harapan hidup tidak dapat juga menjamin. Oleh karena itu yang diutamakan adalah pemanfaatan selama manusia berproduktif untuk bekerja.
  • Meningkatnya tingkat daya beli yang disebabkan oleh tingkat pertumbuhan ekonomi dalam kenyataannya telah meningkatkan pula tingkat individualisme. Oleh karena itu diperlukan suatu sistem ekonomi yang mendorong
  • Kegiatan perekrutan karyawan membutuhkan biaya yang tidak sedikit, tergantung pada cara apa yang ditempuh perusahaan. Berdasarkan interview dengan HR eksekutif pada sebuah bank swasta Indonesia, ada beberapa cara yang dilakukan bank ini, yaitu:

    1. Mengiklankan lowongan pekerjaan pada surat kabar
    2. Campus Hiring/recruiting
    3. Employee Relocation
    4. Reference from employee
    5. Menggunakan jasa head hunter (untuk posisi manager keatas)

Belum lagi ditambah dengan biaya selanjutnya yang umum dilakukan misalnya : biaya psikotest, interview dengan HR, interview dengan user, test kesehatan, dsb.

Menurut team rekruitmen bank tersebut maka tiap-tiap cara memiliki kelebihan dan kelemahan masing-masing, antara lain :

• Applicant yang datang melalui iklan di koran, sangat beragam, surat lamaran yang masuk bertumpuk-tumpuk dan proses penyeleksiannya lebih sulit dan merepotkan. Prioritas penyeleksian adalah pengalaman kerja.

• Campus Hiring yang diminati oleh para fresh graduates hanya cocok untuk posisi staff seperti marketing (account officer) karena tidak adanya pengalaman kerja. Prioritas penyeleksian adalah pada prestasi akademis, dengan IPK 2,75 ke atas. Sekalipun demikian, perusahaan harus membuang banyak biaya sampai mereka siap pakai dan produktif (biaya training, gaji sementara ditraining, waktu yang terbuang). Keuntungannya adalah mereka mau menerima gaji lebih rendah karena tidak berpengalaman.

• Relokasi karyawan/promosi tidak ada biaya yang dikeluarkan, perusahaan mendapatkan orang yang sudah dikenal reputasinya, dan pasti memuaskan karena dianggap mampu untuk posisi yang baru. Namun demikian akan terjadi kekosongan posisi lama yang tetap harus diisi.

• Referensi dari karyawan juga memuaskan, karena jaminannya adalah nama baik karyawan itu sendiri . Apabila perusahaan puas dengan orang yang direferensikan maka perusahaan akan memberikan uang jasa kepada karyawan tersebut sebagai penghargaan.

• Pencarian kandidat melalui head hunter memberikan kepuasan yang paling besar karena sekalipun biaya yang dikeluarkan besar, namun orang yang didapat benar-benar memenuhi apa yang diinginkan.

Keuntungan melamar kerja melalui internet
Setiap kali mengadakan rekruitmen, maka divisi HR membuat budget terlebih dahulu. Selama ini usaha yang pernah dilakukan untuk mengurangi anggaran perekrutan adalah dengan melakukan sentralisasi rekruitmen, dimana team rekruitmen bukan berasal dari cabang/wilayah melainkan dari pusat. Sekalipun biaya bertambah dengan biaya dinas ke wilayah, namun hasilnya lebih memuaskan karena mendapatkan kandidat yang berkualitas dan produktif bagi perusahaan, dibandingkan dengan kandidat yang tidak kompeten yang diperoleh cabang.

Melihat biaya yang dikeluarkan untuk rekruitmen, maka perusahaan jasa SDM di internet bisa menjadi alternatif pengurangan cost. Prosedurnya mudah. Apabila perusahaan telah memiliki akses ke internet dengan memiliki account pada salah satu provider ataupun melalui telkomnet, perusahaan hanya perlu mendaftarkan diri ke salah satu penyedia jasa SDM, lalu memilih service yang diinginkan dan sepakat dengan biaya yang ditawarkan.

Telah kita lihat betapa mahalnya biaya yang diperlukan untuk pemasangan iklan di surat kabar ibukota. Satu kali pemasangan iklan berukuran 1/8 halaman saja hampir Rp. 6,5 jt biayanya, apalagi bila memasang iklan yang lebih besar, ditambah lagi dengan segala kelemahannya. Perusahaan yang memiliki brand image yang baik tidak akan memasang iklan berukuran kecil, itu sama saja dengan menjatuhkan brand image yang dibangun susah payah.

Sebaliknya juga perusahaan yang sedang membangun brand image perusahaannya juga akan berlaku demikian. Sedangkan rata-rata perusahaan SDM internet menyediakan sarana web page bagi perusahaan dan bahkan membantu perancangan dan desainnya, yang jelas lebih mampu berbicara dan menyampaikan kepentingan perusahaan lebih banyak daripada kolom-kolom iklan suratkabar.

Perusahaan yang bergerak dalam hal ini di antaranya adalah PT. Jobs DB Indonesia (jobsdb.com), career.com, karir.com, wizoffice.com, dice.com, dsb. Dalam hal ini, penulis memakai jobsdb sebagai contoh, karena walaupun merupakan perusahaan multinational Asia Pasific yang berkantor pusat di Hongkong, namun memiliki kantor perwakilan di Indonesia. Biaya yang ditawarkan PT. Jobs DB relatif jauh lebih murah.

Sebagai contoh, service tipe Platinum dengan masa berlaku 6 bulan, dapat memasang iklan di web site 96X, dan dapat mengakses maksimal 120 resume kandidat dari database pencari kerja yang terdaftar. Setelah didiskon 50 %, maka biaya yang harus dibayar perusahaan sebesar Rp. 4.963.200, atau sebesar Rp. 1.562 per hari. Seandainya tidak didiskon sekalipun, biaya yang harus dibayar masih lebih murah daripada iklan surat kabar.

Melamar kerja semakin mudah karena kita tidak harus mengirimkan surat lamaran lewat pos. Dengan adanya internet, pelamar kerja bisa saja mengirimkan lamarannya lewat e-mail.
Kelebihan internet bagi pencari kerja ini adalah
Efisiensi waktu dan biaya, seperti lamaran yang dikirim bisa dengan mudah, cepat, dan langsung dikirim oleh perusahaan bahkan dalam hitungan detik.
Menerima pemberitahuan otomatis untuk lowongan – lowongan yang cocok dengan resumenya.
Informasi lowongan kerja yang sesuai dengan Curicullum Vitae (CV) pelamar juga dapat diterima secara gratis dan cepat.
Namun, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan bila kita mendaftarkan diri di situs pencari kerja. Di antaranya:
Secara rutin memperbarui data pribadi dan CV. Kerena data yang tidak pernah diperbarui akan memengaruhi penilaian pada CV.
Memaksimalkan fitur yang ada. Lengkapi seluruh form pengisian resume, aktifkan fitur pemberitahuan lowongan otomatis dan penerimaan newsletter karena perusahaan akan mengirimkan informasi tentang lowongan kerja yang cocok dengan kita, fitur baru, tip, maupun trik serta informasi penting lainnya ke alamat e-mail kita.
Melamar pekerjaan yang sungguh-sungguh sesuai dengan kualifikasi yang ditetapkan oleh perusahaan. Bila kita melamar pada sembarang posisi, padahal tidak sesuai dengan kriteria perusahaan, hal ini justru bisa merusak citra kita sendiri. Lebih baik lamaran tetap fokus pada kompetensi dan persyaratan perusahaan.
Karena ada situs yang melonggarkan restriksinya sehingga resume kita bisa dilihat publik, ada baiknya kita memerhatikan restriksi yang digunakan pada situs kerja. Bila tidak ingin resume kita dilihat oleh publik, gunakan fasilitas blokir resume.

Mengungkapkan Kelebihan dan Kekurangan Dalam Wawancara

Dalam wawancarakerja, umumnya anda akan dihadapkan pada pertanyaan “Apa kekurangan dan kelebihan anda..?”. Meski kedengarannya sepele tapi ternyata banyak yang masih bingung dalam menjawab pertanyaan semacam ini. Padahal pertanyaan ini mau nggak mau harus dijawab. Karena bisa jadi jawaban dari pertanyaan ini mempengaruhi keputusan penerimaan.Sebenarnya wajar sih kalau anda bingung. Masalahnya mengungkap kelebihan diri sendiri bukanlah hal yang gampang, apalagi mengungkapkan kekurangan diri. Rasanya anda harus mengerutkan kening untuk menjawabnya. Tapi sekarang nggak perlu grogi lagi kalau dihadapkan pada pertanyaan seperti ini. Kuncinya, anda harus mengungkapkan kelebihan diri tanpa kesan sombong dan berlebihan, sedangkan untuk mengungkapkan kekurangan tanpa menjatuhkan kualitas diri anda sendiri.Sebaiknya dalam mengungkapkan kelebihan, anda harus mempertimbangkan kemampuan dasar yang sudah anda miliki kemudian menggabungkannya dengan kemampuan khusus yang dituntut oleh perusahaan yang memanggil anda. Perlu anda catat, kemampuan dasar biasanya berkaitan dengan ‘soft skill’ seperti kemampuan menganalisis, kerjasama, komunikasi, memimpin organisasi, dan lain-lain.Jangan ragu untuk mengungkapkan semua kemampuan tersebut. Karena perusahaan akan menghargai kemampuan dasar anda, alasannya hal ini merupakan modal dasar untuk mengembangkan diri. Sedangkan kemampuan khusus seringkali berkaitan dengan hal-hal yang bersifat teknis yang diperlukan perusahaan, misalnya kemampuan akunting, kemampuan mengelola data, kemampuan bahasa, pemasaran, dll. Dan kemampuan khusus ini biasanya semakin meningkat dengan beberapa pengalaman kerja anda di perusahaan terdahulu. So, biar perusahaan berpikir seribu kali untuk menolak anda, jualah kemampuan dasar dan kemampuan khusus yang sudah anda miliki.Lalu bagaimana cara mengungkapkan kekurangan anda…? Untuk kekurangan, sampaikanlah hal-hal khusus yang berkaitan dengan belum banyaknya pengalaman yang anda dapatkan dalam bidang tertentu. Sampaikan tanpa nada merendahkan diri dan katakan bahwa anda adalah orang yang selalu ingin belajar. Katakan juga bahwa anda merupakan orang yang cepat memahami dalam mempelajari sesuatu. Dan juga katakan bahwa anda bukanlah orang yang pasrah dengan kekurangan.Pendek kata, anda tidak keberatan mengikuti proses pembelajaran untuk mencapai kemajuan yang diharapkan. Dengan demikian anda telah mengungkapkan kekurangan tanpa menjatuhkan diri sendiri, sekaligus menegaskan bahwa anda memiliki semangat yang tinggi untuk maju. Sehingga perusahaan akan menilai bahwa anda adalah orang yang punya motivasi untuk terus berkembang.So, walau anda telah mengungkapkan kekurangan, perusahaan tetap menilai positif diri anda. Dan selanjutnya, tunggu aja keputusan perusahaan! Percaya deh kalau kekurangan anda tidak lebih banyak dibanding kelebihan anda yang menguntungkan perusahaan, perusahaan akan tertarik mengajak andabergabung. Tapi jika anda sudah benar-benar bergabung dengan perusahaan terse but tentu saja apa yang sudah anda ‘jual’ dalam wawancara harus bisa anda buktikan.

KELEBIHAN & KEKURANGAN PEREKRUTAN KARYAWAN MELALUI INTERNET

1. Pengertian Rekrutmen
Perekrutan adalah proses mengumpulkan sejumlah pelamar yang berkualitas untuk pekerjaan diperusahaan melalui serangkaian aktivisitas. Perekrutan harus dipandang secara strategis, dan harus diadakan diskusi tentang pasar tenaga kerja yang relevan dimana perekrutan di lakukan.
2. Tahap-Tahap Perekrutan
Pada dasarnya dalam proses perekrutan karyawan terdapat beberapa tahap perekrutan karyawan yang terdiri antara lain mengenai tahap – tahap yaitu :
a. Interview kuatifikasi Pelamar
b. Melaksanakan Interview Pendahuluan
c. Melaksanakan Tes
d. Melaksanakan Interview untuk seleksi
e. Melihat Referensi
f. Melakukan Penawaran Kerja
g. Melaksanakan Tes Fisik

3. Sumber Rekrutmen
ada beberapa sumber –sumber pelamar antara lain :
a. Dari dalam organisasi atau dari perusahaan sendiri.
b. Dari Pelamar yang tidak mengajukan lamaran
c. Teman – teman pegawai
d. Melalui adpertensi
Rekrut ini dilakukan dengan melalui media cetak maupun elektronik, dengan mencantumkan spesifikasi pekerjaan.

http://lowongankerja-bamsyul.blogspot.com/2009/06/mengungkapkan-kelebihan-dan-kekurangan.html

http://www.kawanpustaka.com/kabar-kawan/50-sukses-melamar-kerja-lewat-internet.html

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s


Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: